Planilha de follow-up: modelo de colunas e quando ela não basta

Os leads estão espalhados: uns nas conversas do WhatsApp, outros num caderno, alguns só na sua cabeça. Você sabe que precisa voltar a falar com quem pediu orçamento na semana passada, mas não lembra quem foi, nem em que dia falou com cada um. Aí você procura um modelo de planilha de follow-up e encontra arquivos com trinta colunas, abas coloridas e gráficos que ninguém atualiza depois da primeira semana.

Uma planilha de follow-up que funciona é bem mais simples. Ela precisa responder, toda manhã, a uma pergunta: com quem eu falo hoje?

E ela é um bom começo. Para quem vende sozinho ou com uma equipe pequena, uma planilha bem montada organiza o follow-up com uma ferramenta que você já sabe usar. Abaixo estão as colunas, as fórmulas, a rotina diária e, com a mesma franqueza, onde ela para de dar conta.

O que uma planilha de follow-up precisa responder

Uma planilha de controle de leads serve se responde, em menos de um minuto, a três perguntas:

1. Com quem eu falo hoje? Quem tem contato marcado para hoje e quem ficou atrasado.
2. Em que pé está cada lead? Se está na sequência, se respondeu, se fechou ou se foi encerrado.
3. O que foi combinado? A última coisa dita, para a próxima mensagem continuar a conversa.

O resto é opcional. E uma regra segura a planilha inteira:

Modelo de planilha de follow-up: as colunas

Uma linha por lead, uma coluna por informação. O modelo funciona no Google Sheets e no Excel, e as fórmulas abaixo usam estas letras.

O exemplo é do Rafael, que instala ar-condicionado (a empresa é fictícia) e faz cinco contatos: no dia da entrada e depois de 1, 3, 7 e 14 dias. Mariana chegou numa segunda, já recebeu três, e o quarto cai no dia 28.

Os status: uma lista fechada

A coluna Status só aceita valores de uma lista, que é, na prática, o seu funil de vendas. Sete bastam:

Como calcular a data do próximo contato

Na planilha, datas são números: cada dia vale 1, e somar 4 a uma data dá a data de quatro dias depois. Na célula K2, escreva =I2+J2, formate a coluna como data e copie a fórmula para as linhas de baixo.

Dois ajustes evitam dor de cabeça:

• Sem intervalo, sem próximo contato. Use =SE(J2="";"";I2+J2): com o intervalo vazio, a célula fica vazia, em vez de mostrar uma data perdida em 1900. É assim que você encerra um lead: muda o status e apaga o intervalo.
• Nomes e separador. Numa planilha em português, as funções têm nome em português (SE, HOJE, E) e os argumentos são separados por ponto e vírgula. Em inglês, a mesma fórmula fica =IF(J2="","",I2+J2).

Qual intervalo usar

Na sequência do exemplo, o intervalo depois de cada tentativa é de 1, 2, 4 e 7 dias. A quinta tentativa é a mensagem de despedida; depois dela, use 7 como carência e, sem resposta até lá, mude o status para Sem resposta. Quantas tentativas fazer e quando parar está no guia de follow-up de vendas.

Se preferir contar a partir da entrada, como numa cadência de vendas, use =SE(J2="";"";F2+J2) com o dia do próximo passo (1, 3, 7 ou 14) no intervalo: um contato feito com atraso não empurra os seguintes.

Fim de semana e data combinada

• Só dias úteis. =SE(J2="";"";DIATRABALHO(I2;J2)) conta o intervalo pulando sábados e domingos.
• Data pedida pelo lead. Se ele diz "me chama dia 5 de novembro", mude o status para Retomar depois, registre o contato de hoje e escreva no intervalo =DATA(2026;11;5)-I2: a planilha calcula os dias que faltam.

Como destacar os atrasados e filtrar os contatos de hoje

Cores com formatação condicional

Selecione as linhas de dados (de A2 até a coluna M) e crie regras com fórmula:

• Google Sheets: Formatar > Formatação condicional; em "Formatar células se", escolha "A fórmula personalizada é" (ajuda do Google).
• Excel: Página Inicial > Formatação Condicional > Nova Regra > "Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas" (ajuda da Microsoft).

Três regras bastam:

O cifrão trava a coluna: a regra olha sempre para G ou K, mas pinta a linha inteira. Deixe a regra verde no topo da lista: quando duas regras valem para a mesma linha, a de cima tem prioridade.

O filtro de hoje

Na coluna L, esta fórmula transforma a data numa palavra filtrável:

=SE(K2="";"";SE(HOJE()>K2;"Atrasado";SE(K2=HOJE();"Hoje";"Em dia")))

Ligue o filtro (no Google Sheets, Dados > Criar um filtro; no Excel, Dados > Filtro), marque só Hoje e Atrasado na coluna Situação e ordene pelo próximo contato, do mais antigo ao mais novo.

Em equipe, no Google Sheets, use Dados > Criar visualização com filtro: cada pessoa filtra pelo próprio nome sem mudar o que os outros veem (ajuda do Google).

A rotina de 15 minutos por dia

A planilha só funciona se for aberta todo dia, na mesma hora. Com uma lista pequena, esta rotina cabe em 15 minutos; com mais contatos, demora mais, mas a ordem é a mesma.

1. Respostas primeiro (3 minutos). Abra o WhatsApp e veja quem respondeu desde ontem. Mude o status para Respondeu e responda. É o passo mais importante, porque a planilha não fica sabendo sozinha.
2. Filtre o dia (1 minuto). Situação igual a Hoje ou Atrasado, ordenada pelo próximo contato.
3. Mande as mensagens (8 minutos). Uma por lead, cada uma com um motivo novo (veja as mensagens de follow-up no WhatsApp). Depois de cada envio, atualize a linha: último contato (Ctrl + ; insere a data de hoje), mais uma tentativa, o novo intervalo e uma frase na observação.
4. Encerre quem chegou ao fim (1 minuto). Quem passou da carência sem responder vira Sem resposta; quem pediu para sair vira Não contatar. Apague o intervalo dos dois.
5. Confira os leads novos (2 minutos). Todo lead que chegou precisa de uma linha, com a entrada e o primeiro contato registrados. Lead novo não deveria esperar a rotina do dia seguinte: veja por que o tempo de resposta ao lead pesa tanto.

Uma vez por semana, filtre o próximo contato por células vazias e confira se todas essas linhas têm um status de encerramento.

Como manter a planilha limpa

Uma linha por lead

Cada contato atualiza a linha do lead, não cria outra. O histórico completo está na conversa do WhatsApp; a observação guarda só o que importa para a próxima mensagem.

Telefone num formato só, sem repetidos

"(11) 9XXXX-XXXX" e "11 9XXXX XXXX" parecem iguais para você, não para a planilha: escolha um formato. Para achar repetidos, crie na coluna B uma regra de formatação condicional com =CONT.SE($B:$B;$B2)>1. Duas linhas para a mesma pessoa viram duas sequências, e o lead recebe tudo em dobro.

Status só pela lista suspensa

No Google Sheets, use Dados > Validação de dados, com o critério Menu suspenso e os sete valores. No Excel, Dados > Validação de Dados, com Lista em Permitir e, em Origem, as células com os sete valores. Assim, "aguardando" e "quente!!" deixam de existir, e o filtro pega todas as linhas.

Datas como datas, fórmulas intocadas

"Ontem" ou "semana que vem" no último contato quebram a conta. E uma data digitada por cima da fórmula congela a linha para sempre: proteja as colunas K e L ou, no mínimo, pinte o cabeçalho delas e combine que ali ninguém digita.

Encerrados ficam

Não apague lead encerrado. Quem pediu para sair continua lá, como Não contatar: é essa linha que impede uma nova mensagem se o telefone dele aparecer em outra lista. E as linhas de Ganho são o começo de uma lista para reativar clientes inativos daqui a alguns meses.

Onde a planilha para de funcionar

Nada disso é defeito da planilha. Ela guarda o que alguém digita e faz as contas que alguém escreveu; os limites aparecem onde o follow-up depende do que acontece fora dela.

Ela não percebe respostas

O lead responde às 21h, no WhatsApp. Na planilha, ele continua Em contato, com contato marcado para amanhã. Se ninguém cruzar as duas coisas de manhã, ele recebe um "conseguiu ver?" de quem nem leu a resposta.

Ninguém é avisado

A planilha não chama ninguém. A linha fica vermelha em silêncio até alguém abrir o arquivo. Dá para montar alertas com scripts, mas aí você já está construindo um sistema.

Duas pessoas, o mesmo lead

Dois vendedores abrem a lista de hoje, veem a mesma linha amarela e mandam mensagem. Ou o mesmo lead entrou duas vezes e ganhou duas conversas. A coluna Responsável ajuda, se todo mundo respeitar o filtro.

Os status escorregam

A lista suspensa segura os status, mas não a data esquecida, a fórmula apagada ou a linha sem intervalo. Cada escorregão tira um lead da lista de hoje sem aviso, e a planilha continua com cara de estar em dia.

Ela depende de alguém abrir

Férias, uma segunda corrida, alguém doente: se a rotina não acontece, nada acontece. E cada mensagem é manual: copiar o telefone, abrir a conversa, escrever, voltar e atualizar três colunas.

Sinais de que é hora de trocar a planilha por uma ferramenta

Se a planilha está funcionando, fique com ela. Troque quando sinais como estes aparecerem:

• Você já mandou follow-up para alguém que tinha respondido.
• Um lead recebeu mensagem de duas pessoas da equipe.
• As linhas vermelhas com mais de uma semana de atraso só aumentam.
• A rotina diária virou uma hora, e a maior parte dela é atualizar colunas, não conversar.
• Quando alguém tira férias, os leads dessa pessoa param.
• Existem cópias da planilha ("follow-up v2 final") e ninguém sabe qual vale.

Um sinal isolado se resolve com ajuste na rotina. Dois ou três toda semana mostram que o problema é a ferramenta.

Planilha ou ferramenta: o que muda na prática

Uma ferramenta de follow-up faz sozinha o que a planilha pede que alguém faça à mão. No wleads:

E a planilha não se perde: exporte em CSV e importe. As colunas extras, como Interesse, preenchem os campos que você criar para as mensagens, e um lead sem o valor de um campo não recebe a mensagem, em vez de recebê-la com um buraco no meio. Veja como funciona.

Como começar hoje

1. Crie a planilha com as treze colunas do modelo e congele a primeira linha.
2. Monte a lista de status com validação de dados e os sete valores.
3. Coloque as fórmulas do próximo contato (K) e da situação (L) e as três regras de cor.
4. Lance os leads abertos das últimas semanas, com último contato, tentativas e intervalo. Sem motivo para um novo contato, mande a despedida e encerre.
5. Amanhã cedo, faça a rotina de 15 minutos e repita todo dia útil por duas semanas.
6. Observe os sinais da lista acima. Se dois ou três aparecerem toda semana, crie sua conta no wleads, importe a planilha em CSV e conecte o seu WhatsApp lendo um QR Code.

Perguntas frequentes

Quais colunas uma planilha de follow-up deve ter?

O essencial é nome, WhatsApp, responsável, status, último contato, intervalo e próximo contato. Origem, interesse, data de entrada, tentativas e uma observação curta completam o modelo. Cada lead ocupa uma linha só, e todo lead aberto tem uma data de próximo contato.

Como calcular a data do próximo contato na planilha?

Some o intervalo em dias à data do último contato: com a data em I2 e o intervalo em J2, a fórmula é =I2+J2, com a coluna formatada como data. Para a célula ficar vazia quando não houver intervalo, use =SE(J2="";"";I2+J2).

Como destacar os follow-ups atrasados no Google Sheets e no Excel?

Use formatação condicional com uma fórmula que compara o próximo contato com a data de hoje: com o próximo contato na coluna K, =E($K2<>"";HOJE()>$K2) pinta os atrasados. No Google Sheets, a opção fica em Formatar > Formatação condicional; no Excel, em Página Inicial > Formatação Condicional > Nova Regra.

Google Sheets ou Excel: qual é melhor para controle de leads?

Os dois fazem tudo o que este modelo pede. Escolha o que a equipe já usa e garanta que todos editem o mesmo arquivo na nuvem, e não cópias. Em equipe, a visualização com filtro do Google Sheets deixa cada pessoa ver só os próprios leads.

Até quantos leads uma planilha de follow-up funciona?

Não existe um número. O limite depende menos do tamanho da lista e mais de quantas pessoas usam a planilha e de quantas respostas chegam por dia: é aí que surgem mensagens para quem já respondeu, leads em dobro e linhas atrasadas. Se isso acontece toda semana, é hora de trocar.

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