A reunião de diagnóstico foi ótima: o dono da loja abriu os números, reclamou da agência anterior e pediu uma proposta. Você mandou na sexta. Na terça, ele respondeu "vou apresentar para o meu sócio". Três semanas depois, o assunto sumiu, e você não sabe se a proposta foi apresentada, recusada ou esquecida.
Agência vende serviço para empresas, num ciclo de vendas longo: primeiro contato, diagnóstico, proposta, conversa interna do cliente e contrato podem levar semanas, com mais de uma pessoa decidindo. E, em muitas agências, quem vende é quem também atende os clientes da casa. O follow-up quebra nos intervalos, justamente onde ninguém está olhando.
Como a agência vende e onde o follow-up quebra
O caminho típico: o lead chega por indicação, conteúdo ou formulário do site; alguém qualifica; acontece a reunião de diagnóstico; a agência manda a proposta; o contato apresenta aos sócios; vem a negociação de escopo e, por fim, o contrato.
O lead que ninguém qualifica
Contatos inbound chegam na semana em que o time está apagando incêndio de cliente. Sem alguém responsável por responder e qualificar, o lead esfria antes do diagnóstico. O guia de qualificação de leads e o termo BANT ajudam a separar quem tem orçamento, autoridade e momento.
O diagnóstico que não acontece
A reunião é marcada, desmarcada e esquecida. Uma confirmação na véspera e uma remarcação sem cobrança resolvem boa parte; o guia de no-show em reuniões tem as mensagens.
A proposta que vai para o sócio
Você conversou com a gerente de marketing, mas quem assina é o dono. A proposta é discutida numa reunião da qual você não participa, com o que o seu contato lembrou de explicar. Pergunte no diagnóstico quem mais decide e ofereça material para essa conversa.
"Vamos ver no próximo trimestre"
No B2B, "agora não" é comum e legítimo. Sem uma data combinada, ele vira "nunca", porque ninguém volta a perguntar. O pipeline fica cheio de propostas que ninguém sabe se ainda estão vivas.
Cadência pronta para agências de marketing
Esta cadência começa quando a proposta sai: o Dia 0 é o dia do envio. Ela é para o silêncio depois da proposta; quem responde sai da cadência, e a conversa segue com uma pessoa. Para quem pediu contato e ainda não marcou o diagnóstico, uma cadência curta com o convite para a reunião, nos Dias 0, 1, 3, 7 e 14, costuma bastar.
| Dia | Objetivo | Mensagem-resumo |
|---|---|---|
| 0 | Confirmar a proposta | Confirma o envio, resume o que a agência faz e propõe 20 minutos para passar pela proposta juntos |
| 2 | Ajudar na conversa interna | Oferece um resumo de uma página para os sócios ou uma apresentação curta |
| 5 | Trazer prova | Um caso de cliente parecido, do mesmo segmento ou porte, e o que mudou |
| 10 | Descobrir onde parou | Pergunta direta: a proposta foi apresentada? Travou em escopo, prazo ou valor? |
| 20 | Ajustar o escopo | Oferece uma versão menor, como um piloto de três meses, se o investimento for o bloqueio |
| 35 | Encerrar com uma data | Avisa que vai arquivar e pergunta se faz sentido retomar num mês específico |
Se o seu time faz uma ligação depois do Dia 10, ela é uma ação do vendedor, fora da cadência: o wleads envia só pelo WhatsApp. Para montar outras variações, veja o guia de cadência de vendas.
Mensagens prontas para agências
Os exemplos são da Farol Digital, uma agência fictícia. Os campos em código são preenchidos com os dados de cada lead; {empresa} é um campo personalizado, criado no wleads e preenchido pela planilha.
No dia do envio da proposta:
Oi
{first_name}, aqui é o Tiago, da Farol Digital. Te mandei a proposta que combinamos para a{empresa}: mídia paga, relatório quinzenal e reunião mensal de resultado. Qual o melhor dia para a gente passar por ela em 20 minutos?
Para ajudar na conversa com os outros decisores:
{first_name}, se ajudar na conversa com os sócios, preparei um resumo de uma página com o diagnóstico e o plano dos três primeiros meses. Quer que eu mande?
Para descobrir onde a proposta parou:
Oi
{first_name}, a proposta chegou a ser apresentada? Se travou em escopo, prazo ou valor, me diz qual dos três que eu ajusto.
Encerramento com uma data:
{first_name}, vou arquivar a proposta por aqui para não ficar te cobrando. Se fizer sentido retomar no próximo trimestre, me diz o mês que eu te chamo.
Para responder "está caro" e "vou pensar", veja objeções de vendas; para o roteiro da conversa inteira, o script de vendas pelo WhatsApp.
Cuidados no B2B
Contato de empresa também é dado pessoal
O celular da gerente de marketing é dela, não da empresa. A LGPD define dado pessoal como "informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável" (art. 5º, I), e isso vale no B2B. Registre de onde veio cada contato e a base legal de cada um.
Decisor que você não conhece
A Política de Mensagens do WhatsApp Business só permite contatar quem passou o número à empresa e deu permissão para receber as mensagens dela. O telefone do sócio achado numa rede social não é permissão: peça ao seu contato que apresente vocês ou que inclua o sócio na conversa. O guia de prospecção pelo WhatsApp detalha o que vale para abordar empresas.
Um lead por negociação
Se você cadastrar a gerente e o sócio como dois leads, a resposta de um pausa só a cadência dele, e o outro segue na cadência, com passos sobre uma proposta que já está em conversa. Prefira um lead por negociação, com o contato principal, e fale com os demais nas conversas conduzidas por uma pessoa.
Proposta não é PDF solto
Mande o arquivo, mas escreva o resumo na própria mensagem. Muita gente vai ler só isso no celular, e o resumo é o que o seu contato repete na reunião com os sócios.
Como rodar essa cadência no wleads
- Leads do site. O wleads não se integra a formulários nem a CRMs. O lead entra por CSV, um a um no painel, ou pela API pública, que o desenvolvedor da agência pode ligar ao formulário do site.
- Ciclo longo. Os passos de uma cadência podem cair até 180 dias depois da entrada do lead, e cada workspace comporta até 50 cadências: uma para quem ainda não marcou o diagnóstico, outra para quem recebeu a proposta.
- Fila do dia. Quem vende abre a fila do dia entre uma entrega e outra: primeiro quem respondeu, depois os passos de hoje e os atrasados.
- Resposta pausa. Quando o lead responde, a cadência dele para de vez e o responsável recebe um alerta. Cada lead pode ter um dono na equipe.
- "Próximo trimestre." Adie o lead por até 60 dias; se ele responder antes, volta na hora. Proposta recusada é marcada como perdida, com o motivo.
- Assistentes de IA. Pelo servidor MCP, um assistente compatível lista quem está com passo vencido ou sem resposta, lê a conversa e rascunha o próximo passo; uma pessoa confirma antes do envio.
Veja como funciona.
Perguntas frequentes
Quanto tempo esperar para cobrar uma proposta de agência?
Dois dias depois do envio é um bom momento para o primeiro contato, oferecendo material para a conversa com os sócios. Depois, espace: Dia 5, 10, 20 e 35 cobrem um ciclo de decisão B2B sem pressão. Cada mensagem precisa trazer algo novo, como um caso parecido ou uma versão menor do escopo.
Como fazer follow-up quando quem decide é o sócio?
Ajude o seu contato a vender por você: um resumo de uma página, uma apresentação curta, respostas para as perguntas que o sócio vai fazer. Ofereça participar da conversa. Se o sócio quiser falar com você, peça que o contato apresente vocês antes de mandar mensagem.
O que fazer quando o cliente pede para retomar só no próximo trimestre?
Pergunte o mês e registre a data. Encerre a cadência atual com uma mensagem que confirma o combinado e volte perto da data, com algo novo para mostrar. No wleads, dá para adiar o lead por até 60 dias.
Posso usar o WhatsApp para prospectar empresas?
Pode, desde que a pessoa tenha passado o número e aceitado receber mensagens, como pede a Política de Mensagens do WhatsApp Business. Para contatos frios, comece por outro canal, como e-mail ou LinkedIn, e peça permissão para seguir pelo WhatsApp. Isto não é aconselhamento jurídico.
Para acompanhar diagnósticos e propostas com a fila do dia e a pausa na resposta, crie sua conta no wleads.
